Bestyrelsen i foreninger – den daglige ledelse

Normalt er det bestyrelsens formand, der indkalder til be­sty­rel­ses­mø­de. Et flertal i bestyrelsen kan dog også kræve og indkalde til et be­sty­rel­ses­mø­de. Nogle foreninger skriver ind i vedtægterne, hvis et mindretal skal kunne kræve et møde.

Som udgangspunkt er det kun de udvalgte be­sty­rel­ses­med­lem­mer, der må deltage på be­sty­rel­ses­mø­der. Bestyrelsen kan dog godkende andre deltagere såsom revisor, eksterne rådgivere, en sekretær eller lignende. Disse godkendte gæster har som regel ingen stemmeret. 

Et medlem er inhabilt, når det kan få særlig fordel eller ulempe af afgørelsen, eller når der for udenforstående med rimelighed kan opstå tvivl om medlemmets upartiskhed. Er et be­sty­rel­ses­med­lem personligt berørt af en sag, bør vedkommende ikke deltage i behandling eller afstemning af emnet. Det kan her være nødvendigt, at det givne medlem forlader mødet under punktet. Bestyrelsen afgør habiliteten, og i referatet noteres beslutningen, samt at medlemmet ikke deltog. Det sikrer upartiskhed og robuste beslutninger.

Oftest deltager suppleanter kun på be­sty­rel­ses­mø­der, hvis de træder ind som erstatning for et medlem. I nogle foreninger skriver man ind i vedtægterne, at suppleanter kan deltage – kun som observatører – så de kan følge med og være orienterede, hvis de skal træde ind i foreningens bestyrelse.

Foreningen og selve bestyrelsen kan præge, hvordan møderne skal forløbe. Typisk indebærer be­sty­rel­ses­mø­der:

• Gennemgang og godkendelse af dagsorden
• Godkendelse af referat fra sidste møde
• Opfølgning på økonomi
• Orientering fra formanden
• Be­slut­nings­punk­ter - om projekter, drift, medlemsforhold m.m.
• Eventuelt – såsom emner til næste møder

Ja, be­sty­rel­ses­mø­der er oftest fortrolige, fordi:

• der træffes beslutninger på vegne af medlemmer
• der behandles per­so­nop­lys­nin­ger og interne forhold
• driftsmæssige  eller økonomiske forhold kan være følsomme 

Referater fra be­sty­rel­ses­mø­der offentliggøres ikke uden forbehold. Interne referater i deres rå formater deles ikke med offentligheden som udgangspunkt. Korte be­slut­nings­re­fe­ra­ter, der er skrevet til formålet, kan deles med medlemmerne af foreningen. Men i alle tilfælde udelades personfølsomme eller økonomisk sensitive oplysninger i offentlige versioner.

Et godt referat indeholder:

• Mødedato og deltagere
• Godkendelse af dagsorden
• Kort beskrivelse af hvert punkt (ikke ordret dialog)
• Beslutninger samt hvem der har ansvar og deadlines
• Eventuelt uenighed eller afstemning, hvis vigtigt
• Tidspunkt for næste møde

Det kan også være gavnligt at tilføje en handlingsliste, så ansvar og opgaver er klare for alle involverede efter mødet. 

At lede foreningen mellem ge­ne­ral­for­sam­lin­ger­ne og sikre, at foreningens formål bliver opfyldt.

Bestyrelsen kan:

• træffe beslutninger på foreningens vegne
• med mandat fra en ge­ne­ral­for­sam­ling indgå aftaler og forpligte foreningen økonomisk  
• administrere økonomi og drift

Dog inden for rammerne af vedtægter og ge­ne­ral­for­sam­lin­gens beslutninger.

Oftest består en bestyrelse af 3-7 medlemmer alt efter foreningens størrelse, opgaverne der skal varetages og vedtægterne.

I kan sagtens være 4 i en bestyrelse, så længe vedtægterne tillader det. Det er dog en meget stor fordel at være et ulige antal stemmer ved afstemninger eller at have klare regler om stemmelighed – eksempelvis at formandens stemme er udslagsstemme.

En suppleant træder ind ved frafald, sygdom og udtrædelse blandt bestyrelsens medlemmer. Suppleanter får først stemmeret, når de træder ind i bestyrelsen.

Hvis der er udvalgt en sekretær, står denne ofte for referater, mø­de­ind­kal­del­ser (i samarbejde med formanden) samt arkivering og dokumentation.

I de fleste foreninger, ja. Men en kasserer kan også være ansat eller ekstern, hvis vedtægterne åbner for det. Er kassereren ikke be­sty­rel­ses­med­lem, har vedkommende ikke stemmeret.

Formanden leder bestyrelsen og selve møderne. Hun eller han repræsenterer foreningen udadtil. Det er oftest formanden, der indkalder til be­sty­rel­ses­mø­der. Ofte besluttes det i foreningens vedtægter, at formanden har udslagsstemme ved tilfælde med stemmelighed.

Større og mere professionelle foreninger vælger nogle gange en administrator og i nogle tilfælde en hel professionel bestyrelse til at hjælpe med be­sty­rel­ses­ar­bej­det. Så er det administrator, der sørger for det meste omkring ge­ne­ral­for­sam­lin­ger og be­sty­rel­ses­mø­der. 

Bestyrelsen er som enhed ansvarlig for foreningens økonomi. Kassereren fører selve regnskabet, men ansvaret bæres af hele bestyrelsen. I vedtægternes tegningsregler fremgår det, hvem der kan handle samt indgå økonomiske aftaler på foreningens vegne. 

I kan læse mere om tegningsregler i PDF-udgaven af vores For­e­nings­hånd­bog. 

Foreningen hæfter som juridisk enhed ved eventuelt underskud. Bestyrelsen hæfter kun personligt ved ulovlig eller groft uansvarlig adfærd.

Ja, medmindre det dikteres i vedtægterne, at be­sty­rel­ses­mø­de­r­ne kræver en ekstern dirigent. Mange foreninger vælger dog en uafhængig dirigent ved ge­ne­ral­for­sam­lin­ger.

Ja, medmindre vedtægterne forbyder det. I nogle foreninger fravælges det dog for at undgå in­ter­es­se­kon­flik­ter. Hos Arbejdernes Landsbank er det vores anbefaling at undgå ægtepar i bestyrelser grundet de konflikter, som det kan give.

I de fleste danske foreninger er be­sty­rel­ses­ar­bej­de frivilligt og ulønnet, evt. kun med udgiftsdækning fx:    

• kør­sels­godt­gø­rel­se
• udlægsrefusion
• evt. små vederlag (hvis vedtægter og ge­ne­ral­for­sam­ling godkender dette)

I frivillige foreninger er der normalt intet honorar til be­sty­rel­ses­med­lem­mer. I nogle større professionelle organisationer kan der gives honorar, men det er sjældent i almindelige foreninger.

Nej, vederlag er skattepligtigt. Men rene ud­gifts­re­fu­sio­ner er skattefri, hvis dokumenteret korrekt. 

Ja, hvis vedtægterne åbner for det, eller hvis der er grove forhold (misbrug, inkompetence, lovbrud). Ofte skal beslutningen træffes af ge­ne­ral­for­sam­lin­gen.

Alle situationer er forskellige, men normalt kræver et mi­stil­lids­vo­tum:

• at et flertal på ge­ne­ral­for­sam­lin­gen udtrykker mistillid
• at vedtægterne følges, eksempelvis hvad angår afstemninger

Foreningens vedtægter kan diktere, hvordan et mi­stil­lids­vo­tum skal forløbe. Men typiske trin er:

1. Der indsendes forslag til dagsorden om mistillid (inden frist for ge­ne­ral­for­sam­ling).
2. Forslaget behandles på ge­ne­ral­for­sam­lin­gen.
3. Afstemning gennemføres efter vedtægternes regler.
4. Ved vedtaget mistillid udtræder medlemmet/bestyrelsen, og ny vælges.

Er der ingen der ønsker at indtage rolle som formand i jeres forening, skal I undersøge jeres vedtægter. Her kan det indskrives, at der ikke skal vælges en formand, men blot be­sty­rel­ses­med­lem­mer. Det kræver en ge­ne­ral­for­sam­ling at ændre vedtægterne.

Foreninger er selv­re­gu­le­ren­de, hvilket betyder, at der ikke er nogen myndighed eller lignende, du kan klage til. Hvis foreningens vedtægter ikke overholdes, kan du starte med at tage en dialog med bestyrelsen. I sidste ende kan du indkalde til en ekstraordinær ge­ne­ral­for­sam­ling, for at få valgt en ny bestyrelse.